Особенности системы автоматизации бюджетирования

Одним из ключевых инструментов прогнозирования деятельности государственных и коммерческих организаций является бюджетирование. Этот процесс обеспечивает контроль издержек и управление финансовыми потоками, необходимыми для достижения поставленных задач. С помощью бюджетов осуществляется согласование деятельности разных центров финансового учета внутри учреждения. В роли ЦФУ могут выступать департаменты, отделы и другие структурные подразделения, отвечающие за бюджеты доходов и расходов (БДР), движения денежных средств (БДДС) или балансового листа (ББЛ).

Внедрение системы автоматизации обусловлено тем, что для повышения продуктивности бюджетирования требуется оптимизировать процесс обработки больших объемов информации. Решение этой задачи предполагает несколько этапов:

• Подготовка и согласование прогнозов деятельности ЦФУ.
• Утверждение ключевых параметров эффективности организации.
• Определение уровней консолидации бюджетов.
• Проведение анализа отклонений и составление отчетов.
• Контроль исполнения бюджетов по ЦФУ и достижения общих KPI.

Комплексная автоматизация системы бюджетирования помогает повысить продуктивность контроля над расходованием финансов и сформировать взаимосвязанную финансовую модель организации. При этом она решает три основных проблемы:

• Непрозрачность составления бюджетов — автоматизированная система регламентирована, соответствует процессу внутри предприятия и предполагает сквозной мониторинг его деятельности.
• Отсутствие системной гибкости — за счет автоматизации сокращаются издержки на корректировку бюджетирования при внутренних и внешних изменениях работы предприятия.
• Избыточная сложность — автоматизированная система остается доступным инструментом для рядовых сотрудников, при этом повышая уровень финансового планирования и управленческого учета.

Решения по автоматизации разрабатываются с учетом анализа данных о состоянии бюджетирования в конкретной организации. Существуют различные модели внедрения. Один из вариантов предлагает начать с подбора программного продукта, на основе которого будет сформирована методология учета и построена финансовая модель. Такой способ подходит компаниям с несложной управленческой отчетностью и организациям, где был проведен глубокий анализ требований к будущей системе. Другой путь — разработка программы автоматизации под существующую модель. В этом случае требуется больше усилий на стадии проработки методологии, зато в результате внедрение пройдет в полном соответствии с ТЗ и согласно сложившейся в организации практике учета.