Преимущества перехода на электронный документооборот

Увеличение доли цифровизации при обмене документами между контрагентами и сдаче отчетности в контролирующие органы, а также изменения законодательной базы побуждают участников бизнеса переходить на электронный документооборот (ЭДО). Пока такое решение считается добровольным, но постепенно новые правила будут действовать для всех.

С 1 января 2022 года ЭДО стал необходимым условиям для работы с маркированным товарами. Без электронного документооборота не обойтись при подаче налоговой отчетности или участия в госзакупках. К тому же ФНС России прогнозирует перевести на ЭДО практически все организации. Планируется, что к концу 2024 года обязательным станет передача через интернет 95% счетов-фактур, не относящихся к государственной тайне, а также до 70% товарных и транспортных накладных.

Но некоторые руководители компании продолжают вести как внутреннюю, так и внешнюю отчетность в бумажном виде, не понимая, какие именно плюсы электронного документооборота. Рассмотрим, что собой представляет ЭДО. Какие преимущества использования цифрового способа передачи документов и сдачи отчетности.

Что такое ЭДО

Система электронного документооборота избавляет сотрудников компании от необходимости использовать бумажные формы бланков для ведения делопроизводства как внутри организации, так и при взаимодействии с контролирующими органами и контрагентами. ЭДО помогает формировать, обрабатывать, пересылать и хранить документы в цифровом виде. Обмен документам в ЭДО является юридически значимым для всех участников, документы в системе подписываются квалифицированной электронной подписью (КЭП). Все действия с документами, произведенные сторонами отображаются у всех участников и фиксируются в системе оператора ЭДО.

Электронная подпись обладает такой же юридической силой, что и собственноручная. Она подтверждает авторство и является гарантией того, что документ не будет изменен. Для оформления сертификата КЭП сотруднику компании стоит обратиться в один из аккредитованных центров выдачи электронных подписей, где помогают выпустить ЭП для сотрудников организаций и физлиц. Руководители организации и ИП могут получить ЭЦП в региональном отделении налоговой службы или у доверенных лиц ФНС России.

Преимущества электронного документооборота

Цифровизация делопроизводства упрощает работу не только крупных предприятий, но и компаний, относящихся к малому бизнесу. Цена ЭДО сопоставима с расходами на покупку бумаги для отчетности. Среди других преимуществ можно выделить:

● ускорение процесса обмена документами как внутри компании, так и с внешними партнерами;

● снижение затрат на печать, услуги курьеров и почтовую пересылку, аренду помещения для архива;

● увеличение скорости получения оплаты от контрагентов;

● систематизирование и хранение документации в электронном архиве;

● уменьшение ошибок при заполнении бланков;

● повышение дисциплины и ответственности сотрудников.

Переход на ЭДО поможет сделать бизнес мобильным, готовым к изменениям и способным подстроиться под текущие рыночные условия. А упрощение взаимодействия с контрагентами оптимизирует и повышает эффективность работы.